Appel d’offres-20123 – Solutions d’intelligence artificielle – AI ScribeVue d’ensemble

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Afin d’assurer une évaluation équitable et uniforme des fournisseurs potentiels, Approvisionnement Ontario ainsi que ses partenaires de projet ont créé un ensemble de critères de base, y compris des exigences obligatoires et des exigences notées, dans quatre catégories principales :

• clinique et commerciale (s’assurer que les solutions offrent un service de haute qualité qui peut s’intégrer de manière efficace aux flux de travail cliniques existants);
• les renseignements juridiques et la protection de la vie privée (établir que les données sont utilisées, recueillies et divulguées de manière appropriée et demeurent conformes aux lois appropriées sur la protection des renseignements personnels);
• sécurité (conçue pour s’assurer que les fournisseurs maintiennent les meilleures pratiques en matière de cybersécurité et protègent les informations sensibles).

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de certains des principaux critères d’évaluation pour aider les personnes qui envisagent d’utiliser le programme VOR à mieux comprendre les attentes, les justifications et les résultats du processus d’approvisionnement.

Clinique et affaires

• Transcription : Les solutions doivent fournir une transcription quasi instantanée (dans les 30 secondes) des conversations patient-clinicien. La solution doit également comprendre des fonctions permettant de mettre en pause ou de reprendre sans perte de données, de filtrer le bruit de fond et le contenu non pertinent et de différencier plusieurs intervenants (p. ex. patient, soignant, clinicien).
• Création et édition de notes : La solution doit être en mesure de générer automatiquement des notes détaillées et de haute qualité reflétant l’ensemble de la visite du patient, en respectant les normes de documentation du CPSO. Les cliniciens doivent être en mesure de réviser et de modifier ces notes dans la plateforme à l’aide de la dactylographie ou de la dictée vocale, ce qui garantit l’exactitude, l’exhaustivité et le contrôle des notes finales.
• Modèles : La solution doit offrir une gamme de modèles de notes structurées tels que les formats SOAP, de référence, de consultation et de résumé. Les cliniciens pourront personnaliser les modèles existants ou créer les leurs. Ils auront la possibilité de passer d’un modèle à l’autre en milieu de session sans perdre les données précédemment capturées.
• Capacités linguistiques : La solution doit transcrire et générer des notes en anglais avec précision et pouvoir traiter divers accents, argot médical et acronymes cliniques standard. L’interface de la solution doit être disponible en anglais par défaut. Les scribes doivent également être disponibles en français (et dans d’autres langues), l’interface en français peut également être offerte.
• Résumés destinés aux patients : La solution doit générer des résumés de visites et des instructions de soins conviviaux, avec la possibilité d’adapter le langage à différents niveaux de lecture.
• Intégration du flux de travail : Les cliniciens devraient être en mesure de transférer facilement les notes finalisées dans leurs DME. La solution doit fonctionner sur plusieurs plateformes (web, mobile, bureau) et offrir une fonctionnalité hors ligne avec synchronisation automatique lorsque la connectivité est rétablie.

Confidentialité et mentions légales

• Conformité aux lois sur la protection de la vie privée : Les solutions doivent être conformes aux lois canadiennes et ontariennes sur la protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP ).
• Aucune utilisation des données personnelles à des fins de formation ou secondaire : Les solutions ne peuvent pas utiliser les informations sur les patients (même si elles sont anonymisées) pour entraîner ou améliorer leurs modèles d’IA ou les données des cliniciens/patients à d’autres fins que celles prévues. La seule exception est l’utilisation de l’information uniquement au profit du clinicien qui l’utilise. Dans ce dernier cas, le vendeur doit supprimer les détails d’identification.
• Emplacement du stockage des données : Tous les RPS doivent être stockés et traités au Canada, à moins que l’utilisateur et l’acheteur ne reçoivent un avis approprié (y compris une déclaration informant l’acheteur et l’utilisateur de leur obligation d’inclure ces renseignements dans leurs politiques de confidentialité accessibles au public) et conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, au besoin, dans un endroit et auprès d’un fournisseur d’infonuagique qui répondent à des normes de sécurité égales ou supérieures à celles exigées du fournisseur lui-même.
• Continuité des activités : La continuité du service est requise à la cessation d’emploi ou si la solution est arrêtée ou si un clinicien cesse d’utiliser la solution. Le clinicien doit toujours être en mesure d’accéder à ses données et de passer en douceur à un autre fournisseur, sans interruption. En cas de besoin de reprise après sinistre, les fournisseurs auront un plan écrit qui explique comment le service se poursuivra, même en cas de défaillance technique ou d’urgence. Le plan déterminera aussi comment les données seront récupérées et comment les interruptions de service seront minimisées.
• Suppression sécurisée des notes : La solution devrait détruire toutes les notes sommaires des visites des patients (et autres renseignements personnels connexes) une fois qu’un clinicien a examiné et téléchargé la note clinique dans son DME.

Sécurité

• Opérations de sécurité : Les fournisseurs doivent mettre en place des mesures de protection techniques afin de prévenir les atteintes à la protection des données ou l’utilisation abusive, en plus des normes de sécurité suivantes :
  • Systèmes de détection et de prévention des intrusions (IDS/IPS)
  • Systèmes de surveillance (SIEM)
  • Sécurité des terminaux (EDR)
  • Prévention de la perte de données
  • Configurations de sécurité réseau
  • Entreposage à long terme des journaux à des fins de vérification
• Évaluation de la menace et des risques et évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : Les fournisseurs doivent effectuer régulièrement des évaluations des menaces et des risques et des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en faisant appel à des professionnels indépendants qualifiés.
• Sécurité dès la conception : On a demandé aux fournisseurs de s’assurer que la sécurité est pleinement intégrée à leurs outils dès le début du processus de planification, de sélection, de conception et de modification de la technologie.
• Certifications de sécurité : Les fournisseurs devaient fournir au moins une certification reconnue par l’industrie qui les aidait à confirmer que leur scribe répondait à des normes de sécurité rigoureuses. Les certifications acceptées comprenaient : SOC 2 Type II (certifié au cours des 12 derniers mois), ISO 27001 et HITRUST r2.
• Sauvegarde des données et reprise après sinistre : Les fournisseurs devaient disposer de systèmes permettant de sauvegarder automatiquement leurs données à intervalles réguliers, de les sécuriser et de les crypter. Ils devaient également mettre en place un plan de restauration des systèmes et des données en cas de panne, de coupure ou d’urgence afin de garantir une interruption minimale des activités des cliniciens.
• Avertissement de données manquantes : Les solutions des fournisseurs doivent aviser l’utilisateur si une partie d’une conversation n’est pas entièrement traitée ou transcrite, en s’assurant que les cliniciens sont au courant des données manquantes.