Devenir un fournisseur

Approvisionnement compétitif

Les ministères doivent suivre un processus d’approvisionnement compétitif pour les biens d’une valeur de 30 300 $ ou plus et pour tous les services d’expert-conseils, quelle que soit leur valeur.

Un projet d’envergure ou complexe peut être subdivisé en plusieurs sous-projets. Les spécifications des sous-projets sont fournies dans les documents d’appel d’offres relatifs à chacun d’entre eux.

Un ministère peut tenir un concours pour l’attribution d’un projet plus vaste en plusieurs étapes successives. Le fournisseur sélectionné peut se voir attribuer plusieurs parties d’un même projet pourvu qu’il soit retenu à chaque étape et qu’il se conforme aux exigences de la directive.

Concours sur invitation

Les ministères peuvent avoir recours à un processus d’approvisionnement compétitif sur invitation pour des biens d’une valeur inférieure à 30 300 $ et des services d’une valeur inférieure à 121 200 $. Dans le cadre de ce processus, au moins trois fournisseurs qualifiés sont invités à présenter une proposition par écrit, en réponse au document énonçant les exigences du ministère.

Ententes avec les fournisseurs attitrés

Les ententes générales avec les fournisseurs attitrés sont conclues à la suite des appels d’offres affichés sur le Portail des appels d’offres de l’Ontario et donnent lieu à un processus d’approvisionnement compétitif et transparent.

Les soumissionnaires qui répondent à toutes les exigences contenues dans la demande de soumissions signent une entente générale avec le gouvernement et deviennent des fournisseurs attitrés.

Les ententes avec les fournisseurs permettent aux ministères de se procurer des biens et des services dans un délai plus court que s’ils devaient commencer le processus d’approvisionnement à partir du début.

Types d’ententes avec les fournisseurs attitrés

• Les ententes avec les fournisseurs attitrés valables pour l’ensemble de l’organisation permettent de réduire les coûts d’approvisionnement en donnant aux ministères l’accès à un ou plusieurs fournisseurs communs de biens ou de services, sous contrat. Les entités non FPO ont accès à certains fournisseurs attitrés à l’échelle de l’organisation afin de faciliter leur choix de fournisseurs et leur permettre de bénéficier des prix négociés.
• Les ententes avec les fournisseurs attitrés valables dans plusieurs ministères sont établies lorsque le besoin pour des biens ou des services particuliers existe dans plusieurs ministères, mais que la demande n’est pas suffisante pour justifier une entente à l’échelle de l’organisation.
• Les ententes avec les fournisseurs attitrés valables pour des ministères particuliers sont établies individuellement par des ministères et sont réservées à l’usage de ceux-ci.

Futures ententes avec les fournisseurs attitrés

Le Programme de gestion des ententes avec les fournisseurs attitrés Perspectives sur trois ans informe au préalable les fournisseurs des futures ententes avec les fournisseurs attitrés valables à l’échelle de l’organisation, en les présentant par :

• Catégorie
• Date de publication prévue
• Date de début prévue
• Clients utilisateurs
• Numéro de l’entente

Honoraires

Les honoraires sont établis avant le début des travaux et sont basés sur les modalités de l’entente. Les ministères ne calculent pas les honoraires professionnels en fonction des résultats du travail de l’expert-conseil (p. ex., un pourcentage des économies réalisées grâce à la mise en place du système recommandé).

Dans certains cas, le gouvernement fixe un prix plafond pour le travail requis et indique ce prix dans les documents du processus d’approvisionnement. Le prix plafond inscrit dans les documents ne peut pas être dépassé.

Les expert-conseils ne seront pas remboursés pour leurs frais d’hébergement et de restauration, ni pour leurs autres frais connexes, sauf indication contraire.

ApprovisiOntario vise à mieux exploiter les ressources financières en acquérant les biens et les services de façon efficace, économique et éthique.

Comprendre le processus d’appel d’offres

Le processus d’appel d’offres est équitable, ouvert et transparent. Les fournisseurs sont tous traités de la même manière.

Les ministères et les fournisseurs doivent se conformer à tous les règlements et à toutes les normes en matière d’accessibilité en vigueur.

Pour tous les processus d’approvisionnement d’une valeur supérieure à 30 300 $, les soumissionnaires doivent :

• se soumettre à une vérification de conformité fiscale;
• fournir un numéro à 9 chiffres de l’Agence du revenu du Canada (ARC)
• se soumettre à une enquête de sécurité, le cas échéant.

Le processus d’appel d’offres se déroule par l’intermédiaire du Portail des appels d’offres de l’Ontario. Les fournisseurs inscrits peuvent accéder et soumissionner en ligne aux occasions de marchés publics et recevoir des avis lorsque de nouvelles possibilités d’approvisionnement sont affichées.

Programme de vérification de la conformité fiscale (VCF)

La vérification de la conformité fiscale (VCF) permet de s’assurer que les entreprises qui soumissionnent pour des contrats provinciaux d’une valeur égale ou supérieure à 30 300 $ respectent leurs obligations fiscales. Avant de soumissionner pour un contrat, les soumissionnaires doivent demander un numéro de vérification de la conformité fiscale par le biais du programme automatisé de VCF afin de s’assurer que leurs obligations fiscales sont en règle.

Le portail TCV permet aux entreprises de vérifier l’état de conformité fiscale en ligne à tout moment. Le cas échéant, les utilisateurs peuvent également téléverser leur lettre de confirmation de solde et de production de déclaration confirmant la conformité aux lois fiscales administrées par le gouvernement fédéral directement sur le portail de VCF.

Le programme n’entraîne aucun coût pour le fournisseur.

Utilisez cet outil en ligne pour vérifier votre conformité fiscale.

Préparer la soumission

Les documents d’approvisionnement expliquent :

• comment préparer votre soumission;
• comment celle-ci sera évaluée;
• Quelles sont les exigences obligatoires et les éléments souhaitables (qui varient selon la soumission);
• Quelle est la pondération selon laquelle les différents aspects seront évalués (p. ex., l’expérience ou le rendement du produit).

Ne tenez pas pour acquis que votre organisation et vos compétences sont connues, et que vous n’êtes pas obligé d’inclure tous les détails, puisque vous avez déjà fait affaire avec le gouvernement ou avec un ministère. Chaque soumission est unique et sera évaluée en fonction de son contenu uniquement.

Si vous avez des préoccupations au sujet des documents d’approvisionnement, communiquez avec l’agent des demandes de soumissions indiqué dans le document avant la date de clôture.

Votre soumission pourrait inclure :

• Des réponses détaillées à chaque exigence d’évaluation afin de démontrer que vous comprenez et pouvez répondre à l’exigence
• Une description de la façon dont les travaux seront réalisés
• Une description de la façon dont vous répondriez aux critères obligatoires d’admissibilité
• Une description des problèmes susceptibles de surgir ainsi que les plans d’urgence
• Dans le cas des services d’expert-conseils : une introduction à votre équipe, y compris le nombre de personnes qui seront affectées aux différentes tâches, leur niveau, leur titre et le nombre d’heures ou de jours qu’elles consacreront au travail.

La soumission doit contenir les éléments suivants :

• Une explication détaillée du prix proposé
• Une description complète de la façon dont vous comptez atteindre les objectifs définis par le ministère, par rapport aux priorités et aux exigences énoncées dans le document d’appel d’offres.

Si vous élaborez une solution de rechange autorisée, vous pouvez l’inclure dans votre soumission.

Une fois que vous aurez soumissionné, vous serez tenu au courant de tout changement pouvant influer sur votre soumission, y compris les questions que nous pourrions avoir afin de clarifier votre soumission.

Les soumissions sont habituellement évaluées par une équipe d’employés du ministère, y compris des agents d’approvisionnement et d’éventuels utilisateurs des biens et des services demandés. L’attribution des contrats est étudiée et approuvée par un ou plusieurs cadres supérieurs, selon le ministère.

Les soumissionnaires retenus seront avisés afin qu’ils signent l’attribution de contrat. Les avis d’attribution sont publiés de la même façon qu’ils ont été annoncés et en utilisant le même moyen que pour diffuser l’appel d’offres initial, par exemple sur le Portail des appels d’offres de l’Ontario. Les soumissionnaires doivent se conformer aux lois fiscales de l’Ontario et peuvent se soumettre à une enquête de sécurité et à des vérifications de leurs références.

Le nom du soumissionnaire retenu, la durée du contrat et le montant total de la soumission peuvent être fournis sur demande.

Le contrat

Un contrat doit être signé avec le soumissionnaire retenu pour tous les travaux d’approvisionnement. Le contrat comprend :

• Les responsabilités du fournisseur et de l’acheteur ;
• une description de la façon dont le rendement du fournisseur sera évalué;
• une clause de résiliation.

Soumissions non retenues

Nous nous engageons à agir avec équité et transparence pendant tout le processus d’approvisionnement.

À la fin d’un marché, tous les soumissionnaires seront avisés. Vous pouvez ensuite contacter la personne-ressource de l’approvisionnement pour demander un compte rendu dans les 60 jours. Ce compte rendu fournira des renseignements sur :

• Le soumissionnaire retenu;
• Le montant total de l’offre;
• Comment votre soumission s’est classée par rapport aux autres soumissions;
• Les points forts et les points faibles de votre soumission;
• Comment améliorer vos futures soumissions.

Remarque : nous ne partagerons aucun renseignement confidentiel (p. ex., le prix unitaire des soumissionnaires).

Si vous n’êtes pas satisfait des résultats du compte rendu, vous pouvez communiquer avec le gestionnaire ou le directeur responsable de l’appel d’offres.