ApprovisiOntario s’engage à protéger la sécurité et la sûreté de ses employés, clients, du public, des actifs gouvernementaux et de l’information. Dans le cadre de cet engagement, notre agence effectue des vérifications de sécurité auprès des entrepreneurs et fournisseurs impliqués dans certaines activités d’approvisionnement, de chaîne d’approvisionnement et opérationnelles.
Aperçu
Le type et l’étendue de l’enquête sont basés sur une évaluation des risques approuvée liée au rôle que l’entrepreneur va assumer. Tous les contrats ne nécessitent pas d’enquête de sécurité.
La politique opérationnelle d’enquêtes de sécurité sur les entrepreneurs (POESE) s’applique à tous les ministères, organismes publics rattachés à la commission (OPRC) et à Infrastructure Ontario (IO) et assure la mise en place de pratiques de contrôle cohérentes. ApprovisiOntario suit le POESE et applique la même approche d’enquête pour tous les entrepreneurs soutenant notre mandat.
L’enquête de sécurité sur les entrepreneurs (ESE), coordonnée par ApprovisiOntario en partenariat avec le ministère des Services au public et aux entreprises et de l’Approvisionnement (MSPEA), est responsable de la gestion des enquêtes de sécurité et de la prise de décisions d’enquêtes pour les entrepreneurs fournissant des services dans le secteur public.
Qui peut être sélectionné
Un entrepreneur est défini comme suit :
- une entreprise (société, société de personnes) ou une entreprise individuelle;
- une personne, y compris des employés et des sous-traitants, engagée dans une relation contractuelle pour fournir des biens ou des services, directement ou indirectement;
- un employé/travailleur d’Infrastructure Ontario (IO);
- une personne employée ne faisant pas partie de la FPO dans un organisme public (conformément à la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario) qui entretient une relation contractuelle pour fournir des biens ou services à un ministère, un OPRC ou à (IO).
Les entrepreneurs comprennent, sans s’y limiter, les consultants, les professionnels (par exemple, ingénieurs, comptables, avocats) et les fournisseurs de services (par exemple, le personnel d’agences d’aide temporaire).
Types d’enquêtes
Lorsque l’enquête de sécurité est requise, les types de vérifications suivants seront toujours effectués :
- vérification de l’identité;
- vérification du casier judiciaire et des affaires judiciaires (CRJMC).
Un entrepreneur peut également être sollicité pour consentir à une ou plusieurs des vérifications supplémentaires suivantes, selon l’évaluation des risques approuvée :
- vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables;
- vérification du dossier de conduite;
- vérification du crédit;
- vérification des empreintes digitales;
- autres vérifications, au besoin.
Un certificat de police étranger sera également exigé pour les candidats ayant vécu à l’extérieur du Canada plus de six mois consécutifs au cours des cinq dernières années.
Processus d’enquête
Si votre contrat nécessite une enquête de sécurité, le processus vous sera expliqué par le représentant de la zone d’affaires lors de l’attribution du contrat. Il vous expliquera ce qui est requis et vous guidera tout au long du processus.
Il n’y a aucun avantage à passer une enquête de sécurité avant l’attribution du contrat.
C’est la responsabilité personnelle de l’entrepreneur de payer et d’obtenir sa propre vérification d’enquête.
Habilitation de sécurité
Si l’habilitation de sécurité d’un entrepreneur est délivrée, elle sera valide jusqu’à un maximum de cinq ans à compter de la date de délivrance. Une habilitation de sécurité peut également être délivrée avec une restriction et/ou une condition.
Pendant cette période, un entrepreneur peut conclure plusieurs contrats sans qu’il soit nécessaire d’être revérifié, à condition que :
- il n’y ait aucune restriction ni condition d’habilitation;
- le niveau d’enquête requis pour les travaux contractuels ultérieurs est soit le même, soit inférieur à l’autorisation initiale.
Si une habilitation de sécurité d’entrepreneur est requise, elle doit être en place avant que l’entrepreneur ne commence à travailler pour le gouvernement de l’Ontario, des agences ou des entités parapubliques.
Qu’est-ce qui peut retarder le processus d’enquête
Le processus d’enquête de sécurité des entrepreneurs a des exigences établies à respecter en ce qui concerne les informations soumises. La plupart des retards dans les décisions d’enquêtes de sécurité résultent de problèmes liés à la documentation fournie. Voici des exemples de problèmes :
- les informations fournies ont plus de 90 jours;
- la documentation ne comporte pas de sceau, de tampon, d’insigne, de bossage ou d’en-tête;
- les copies originales des documents ne sont pas fournies;
- la documentation ne peut pas être vérifiée par le fournisseur de vérification des dossiers.
Vos renseignements personnels
Toutes les informations personnelles sont recueillies dans le but de réaliser une habilitation de contrôle de sécurité des entrepreneurs conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP).
L’enquête est guidée par la politique opérationnelle d’enquêtes de sécurité des entrepreneurs, émise par le Conseil de gestion du gouvernement en vertu de l’article 3 de la Loi sur le Conseil de gestion du gouvernement, LRO 1990, chapitre M-1. Les vérifications d’enquêtes sont également effectuées conformément à la Loi de 2015 sur la réforme des vérifications de dossiers de police (LRVDP) et aux règlements associés.
ApprovisiOntario accorde la priorité à la confidentialité, à la vie privée et à la sécurité de toutes les informations obtenues lors du processus d’enquête de sécurité des entrepreneurs.
Pour les ministères, agences et organismes publics attachés à la commission qui initient des vérifications au nom des fournisseurs, veuillez consulter Enquêtes de sécurité des entrepreneurs – InsideOPS.